Strategisches Aufgabenmanagement: Qualitativ hoher Service sowie effiziente und transparente Aufgabenwahrnehmung im Mittelpunkt

Mit dem Strategischen Aufgabenmanagement (SAM) schnürt der Rheinisch-Bergische Kreis ein Gesamtpaket für noch mehr Wirtschaftlichkeit bei der Wahrnehmung seiner vielfältigen Aufgaben. Ebenfalls soll dadurch ein wichtiger Beitrag geleistet werden, um auch in den nächsten Jahren den Bürgerinnen und Bürgern Dienstleistungen auf einem qualitativ hohen Niveau, noch bedarfsgerechter und schneller anzubieten. Über das Vorhaben informierte Dezernentin Aggi Thieme den Ausschuss für Personal, Organisation und Gleichstellung. Dieser signalisierte während der Sitzung sein Wohlwollen für das Vorhaben. „Alle Fraktionen haben gesagt, dass wir auf einem guten Weg sind“, fasste CDU-Ausschusssprecher Wolfgang Büscher zusammen und ergänzte, dass man vor einer großen Aufgabe stehe. Das unterstrich auch Stefanie Hilden (SPD), die deutlich machte, dass es eine Herausforderung sei, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Mit SAM sei man aber auf dem richtigen Weg. „Es ist gut, dass Dinge neu gedacht werden“, erklärte Ursula Ehren für BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und ergänzte, dass ihre Partei dem Vorhaben positiv gegenüberstehe. „Das Konzept hat uns überzeugt, da es zukunftsorientiert ist und die Kreisverwaltung dem Personaleinsatz strategisch begegnet“, machte Werner Conrad von den FREIEN WÄHLERN deutlich. Die Entscheidung, ob das Strategische Aufgabenmanagement eingeführt wird, trifft der Kreistag in seiner Sitzung am 6. Dezember.

Viele neue Aufgaben
„Wir verändern mit dem Strategischen Aufgabenmanagement unser Vorgehen entscheidend“, erklärt Landrat Stephan Santelmann und führt weiter aus, dass „wir die Aufgabe in den Mittelpunkt unserer Betrachtung nehmen und nicht mehr die Stelle. Zudem wollen wir damit nicht zuletzt dem demographischen Faktor in der Kreisverwaltung entgegenwirken, denn in den nächsten Jahren erwartet uns eine hohe altersbedingte Fluktuation.“ Auf den Personalbedarf wirken sich weitere Faktoren aus. Dem Rheinisch-Bergischen Kreis wurden in den letzten Jahren, wie übrigens auch den Kommunen, viele neue Aufgaben von Bund und Land übertragen. Weiterhin steigen die Fallzahlen, nicht zuletzt aufgrund der demographischen Entwicklung, immer weiter an.

Den aus diesen Gründen gestiegenen Aufwand will die Kreisverwaltung durch das Strategische Aufgabenmanagement noch konsequenter steuern. Der Rheinisch-Bergische Kreis hat der Politik daher vorgeschlagen, das bisherige Vorgehen zu verändern. Durch die Einrichtung eines festen finanziellen Rahmens ist es künftig für die Politik nicht mehr notwendig, über einzelne Stellen unterjährig zu befinden, da sich die Kreisverwaltung in einem festen Budget bewegt. Nicht zuletzt dadurch wird mehr Kostentransparenz erreicht. Die Aufgabenschwerpunkte werden weiterhin in den Fachausschüssen festgelegt, der Rahmen im Personalausschuss und Finanzausschuss bestimmt. Abschließend befindet der Kreistag über den daraus resultierenden Stellenplan.

Bislang wurden Aufgabenmehrbedarfe jeweils im Einzelfall betrachtet, nach strengen Maßstäben bewertet und dann der Politik zur Entscheidung vorgelegt. Diese auf den Einzelfall fokussierte Vorgehensweise soll nun durch eine langfristig orientierte und übergreifende Strategie abgelöst werden, die nicht die Stelle betrachtet, sondern die Aufgabe und deren bestmögliche Erledigung in den Mittelpunkt stellt. Die Kreisverwaltung hat derzeit für aktuell neue Aufgaben und bis 2021 zusätzlich zu erledigende Aufgaben einen Bedarf von 100 Stellen identifiziert. Das Strategische Aufgabenmanagement trägt einen wichtigen Beitrag zur wirtschaftlichen Umsetzung dieser großen Umfänge bei.

Die mit SAM verbundene kontinuierliche Prozessoptimierung leistet einen Beitrag dazu, dass Aufgaben wirtschaftlicher und effizienter erledigt werden, um den Haushalt langfristig und dauerhaft zu entlasten. Dies hat zum Inhalt, dass verbesserungswürdige Abläufe mit Einsparpotenzial erkannt und hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität verbessert werden, weitere Digitalisierungspotenziale identifiziert und umgesetzt werden und durch die Einführung neuer E-Government-Lösungen Effizienzsteigerungen für die Bürgerinnen und Bürger erreicht werden. Darüber hinaus werden auch verschiedene Kooperationsmöglichkeiten und eine verstärkte interkommunale Zusammenarbeit geprüft.

Durch die Umsetzung des Strategischen Aufgabenmanagements will der Rheinisch-Bergische Kreis von 2019 bis 2021 Ausgaben von 7,2 Millionen Euro vermeiden. Dem stehen aufgrund der Aufgabenmehrungen und den damit verbundenen höheren Kosten Aufwendungen von 9,5 Millionen Euro gegenüber. Die Prozessoptimierung und die damit verbundene effizientere Erledigung der Aufgaben sollen dafür sorgen, dass die Mehraufwendungen bis 2021 bei lediglich 2,3 Millionen Euro liegen. Dies soll durch das Strategische Aufgabenmanagement nur ein vorübergehender Mehrbedarf sein, da dadurch wirkungsvolle Effekte erzielt werden.

Demographischer Faktor schlägt zu
Bis zum Jahr 2035 werden 472 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund ihres Alters die Kreisverwaltung verlassen, bis 2025 sind es 133. Um diesen Verlust zu kompensieren, sind zusätzliche große Anstrengungen zur Erledigung der Aufgaben notwendig. Es wird dabei immer schwieriger, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, da die erwerbsfähige Bevölkerung sich verkleinert, und der Kreis sich in einem scharfen Wettbewerb mit der Privatwirtschaft sowie Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden befindet. Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der nicht zuletzt auch die Verwaltungskräfte betrifft. Auch um diese Herausforderung zu meistern, steuert das Strategische Aufgabenmanagement einen entscheidenden Teil zur Lösung bei.

von: Rheinisch-Bergischer Kreis/Pressestelle

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