Transformationsprozess der Kreisverwaltung: Wichtige Grundlagen geschaffen, Meilenstein erreicht – Verschiedene Maßnahmen bereits umgesetzt
Die Verwaltung des Rheinisch-Bergischen Kreises hat einen wichtigen Meilenstein des Transformations- und Konsolidierungsprozesses erreicht. Seit dem Kreistagsbeschluss aus dem März 2024 wird daran gearbeitet, sich als zukunftssicherer, leistungsfähiger und bürgernaher kommunaler Dienstleister weiterzuentwickeln und fit für die immensen Herausforderungen der kommenden Jahre zu machen. Die erste Phase, die durch die Firma Kienbaum Consultants International GmbH begleitet wurde, ist nun erfolgreich beendet. Mit dem Abschlussbericht liegt eine wichtige Grundlage für die weitere Entwicklung vor und der Transformationsprozess geht auf dieser Basis weiter. „Wir haben zahlreiche Veränderungen angestoßen und gesehen, dass wir über viel eigene Kompetenz und großen Gestaltungswillen verfügen. Darauf können wir aufbauen“, lautet ein erstes Fazit von Kreisdirektor Markus Fischer. „Gleichzeitig ist uns bewusst: Transformation ist kein Projekt mit einem festen Enddatum. Jetzt kommt es darauf an, die angestoßenen Veränderungen dauerhaft in der Verwaltung zu verankern und im Arbeitsalltag zu leben – zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger sowie der Mitarbeitenden.“
Prozesse optimiert, Berichtswesen eingeführt und an Verwaltungskultur gearbeitet
In drei Bereichen wurden Meilensteine gesetzt, um die Kreisverwaltung nachhaltig für die anstehenden Herausforderungen aufzustellen – besonders unter der extrem angespannten Haushaltslage. Ein zentraler Baustein ist das Prozessmanagement. Insgesamt wurden anhand von 30 Musterprozessen aus unterschiedlichen Ämtern einheitliche Vorgehensweisen zur Aufnahme, Bewertung und Optimierung von Verwaltungsprozessen entwickelt und erprobt. Damit ist die Grundlage geschafft, künftig systematisch zu erkennen, wo Schnittstellen verbessert, Doppelarbeiten vermieden, Zuständigkeiten geklärt oder Digitalisierungspotenziale genutzt werden können. Mit dem Berichtswesen entsteht derzeit eine belastbare Informationsgrundlage für die Verwaltungs- und Ressourcensteuerung. Ebenso sollen Entwicklungen frühzeitig erkennbar werden. Weiterhin ging es um die Entwicklung einer gemeinsamen Kultur des Wandels. Daran beteiligten sich Führungskräfte und Mitarbeitende, um ein Selbstverständnis sowie konkrete Ziele und Maßnahmen zu entwickeln.
Konkrete Verbesserungen bereits sichtbar
Parallel zur strategischen Arbeit wurden zahlreiche konkrete Maßnahmen umgesetzt oder auf den Weg gebracht. Das reicht von mehr digitalem Service für die Bürgerinnen und Bürger über effizientere Verwaltungsprozesse bis zur Optimierung des Ressourceneinsatzes.
Dafür gibt es verschiedene Beispiele. So können die Gebühren für viele Dienstleistungen des Bauamtes inzwischen unkompliziert per QR-Code bezahlt werden. Ebenso wird im Rettungsdienst eine digitale Einsatzdokumentation als Grundlage für modernes Qualitätsmanagement und eine datenbasierte Steuerung eingesetzt und das Online-Zulassungsangebot für PKW wurde eingeführt. Zudem wurde eine App zur digitalen Erfassung von Teichanlagen entwickelt, um die Qualität der Geodaten zu verbessern und Medienbrüche zu vermeiden.
Zudem wurden und werden umfangreiche Einspar- und Optimierungspotenziale erschlossen. Beispielhaft hierfür steht die optimierte wirtschaftliche Nutzung interner Kompetenzen im Bereich Brandschutz innerhalb der Verwaltung, wodurch jährlich rund 45.000 Euro eingespart werden. Weiterhin entlasten Raumoptimierungen und reduzierte Anmietungen von Büroflächen den Haushalt mit rund 300.000 Euro jährlich. Weitere Einsparungen ergeben sich beispielsweise durch die Nutzung eigener Ressourcen bei Vermessungsleistungen, organisatorische Anpassungen und die Digitalisierung von Abläufen.
Darüber hinaus setzt der Kreis weiterhin auf interkommunale Zusammenarbeit. Dazu gehört unter anderem die Kooperation mit den Kommunen Burscheid, Kürten und Odenthal bei der Umsetzung des Rechtsanspruchs auf Ganztagsförderung an Regelschulen sowie weitere geplante Projekte im Bereich der Förderschulen. Auch die gemeinsame Krisenhotline im Rheinisch-Bergischen Kreis ist Beispiel dafür, wie über Verwaltungsgrenzen hinweg gewinnbringend zusammengearbeitet werden kann.
Den Prozess der Transformation weiter vorantreiben
Mit dem Abschluss der externen Begleitung durch Kienbaum tritt der Transformationsprozess in eine neue Phase. Die Kreisverwaltung führt den eingeschlagenen Weg eigenständig fort und entwickelt die gemeinsam erarbeiteten Grundlagen und angestoßenen Veränderungen zu einer dauerhaften, ressourcenorientierten und strategisch ausgerichteten Verwaltungssteuerung weiter.
Die finanzielle Situation des Kreises bleibt dabei die große Herausforderung. Die Verwaltung steht vor der Aufgabe, notwendige Pflichtaufgaben und politische Zielsetzungen auch unter erheblichen finanziellen und personellen Einschränkungen zuverlässig zu erfüllen. Umso wichtiger sind effiziente Prozesse, eine konsequente Digitalisierung und der gezielte Einsatz vorhandener Ressourcen. Dabei werden der verantwortungsvolle Einsatz Künstlicher Intelligenz und die Nutzung ihrer Möglichkeiten weiter intensiviert.
„Wir haben mit der externen Begleitung durch Kienbaum und dank des Einsatzes vieler Mitarbeitender der Verwaltung wichtige Grundlagen geschaffen und konkrete Veränderungen angestoßen. Jetzt heißt es, diesen Weg konsequent fortzusetzen um die durch den Kreistag beschlossenen Zielsetzungen für unsere Verwaltung zu erreichen“, erläutert Kreisdirektor Markus Fischer.
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